集中於思考和計畫
在開始工作之前，先想好當天要做的事情。列出當天的工作清單，定好優先順序，然後按照清單一一處理，這樣能使效率最大化。這是工作達人處理事情的方式。
☉ 建立今日待辦事項清單
一定要養成在規定時間十五分鐘前到達辦公室的習慣。可能你想反駁說「我比這個時間更早上班不行嗎」，我希望你理解的重點不是「十五分鐘」，而是「一定要在工作開始時間之前多留出一些時間，提早到達辦公室」。
到達辦公室後，打開電腦之前要先想想當天要做的事情。有時候可能只需要做一件事，有時候也可能要列出七、八條以上的事項。如果暫時想不到應該列入清單中的事項，
就把「尋找要做的事情」當作當天的重要任務吧。咖啡等晚一點再喝也不遲，昨晚聚餐沒聊完的話題也可以等到午餐時間再聊。建立「待辦事項清單」時，可以遵循經營顧問、
「現代美國公共關係（PR）之父「艾維‧李（Ivy Lee）在很久以前提出的以下原則：
‧建立每天需要處理的工作清單。（約十個左右）
‧從一到十排好各項工作的優先順序。
‧從一開始按順序處理工作。
‧即使完成不了任務也不要焦躁。按照優先順序處理工作，做不完的事情等第二天再處理。
這些原則是艾維‧ 李對二十世紀初成立的伯利恆鋼鐵公司的查爾斯‧ 許瓦柏（Charles Schwab）的建議。了不起的活動家艾維‧李這樣說道：
「許瓦柏先生，我要告訴你一個簡單的時間管理方法。你先嘗試這個方法三個月，你認為它值多少錢，就給我寄多少錢的支票。如果你覺得完全沒有價值，什麼都不用寄給我。」
三個月後，許瓦柏給艾維‧李寄了兩萬五千美元的支票。當時的一美元有很高的價值，從今天的標準來看是相當大的一筆金額。這是史戴芙妮．溫斯頓（StephanieWinston）在《成功執行長的工作方法》中講述的故事。
這個方法的優點是非常簡單，任何人都可以使用，而且也不會花太多時間。我也是從幾年前開始使用這個方法，雖然簡單，但效果意外地好。同時，我心中也有些遺憾，如果我從剛上任時就使用這個方法的話，說不定在工作上會取得更多成就。如果有人早點給我這樣的建議，如果我有個這樣的導師該多好啊。
☉ 中間確認
下午三點的時候，要再次確認早上列出的清單的完成情況。通常下午三點是當天實際工作時間過半的時間，也是效率最高的時間。此時最好進行中間檢討，確認事情有沒有如計畫進行，是否把上司突然交代的緊急任務加入了清單，到下班為止事情能做完多少等等。不要覺得才「一天」而已，為什麼要這麼大費周章。人生就是一天一天累積起來的。
如果任務完全沒有進展，必須搞清楚原因，有必要的話應該告知同事或上司，與他們討論。一直猶豫不決的話，可能會陷入尷尬的境地。如果工作任務與其他人相關，可能會造成其他人的困擾，或者損害其他人的利益。所以，事先告知對方，讓對方有充足的準備時間，這樣做比較安全。
如果頭痛、精神難以集中的話，就去散步十分鐘，或者喝杯熱咖啡吧。還可以端著熱咖啡去旁邊辦公室找好脾氣的同事閒聊一下。這是我偶爾會使用的方式，當然前提是不會妨礙對方的工作。說不定就能將鬱悶的心情一掃而光。
☉ 確保思考的時間
建立待辦事項清單、確立優先順序，這意味著對工作進行系統性的思考。另外，也有培養區分重要和不重要事情的能力的意義。當然，它帶來的成果差異是巨大的。
日本軟體銀行的孫正義社長每天必定會花十分鐘以上「思考」。有人評價說，正是這每天投資的十分鐘讓孫正義躋身全球著名執行長的行列。麗思卡爾頓飯店的前總裁霍斯特‧舒茲（Horst Schulze）有「暫停工作」（Time-out）的習慣。他不管在哪裡，每天都要花三十分鐘思考怎樣為顧客提供優質服務。他思考的結果，就是使麗思卡爾頓成為提供最佳服務的國際飯店，得到了大眾的認可。
雖然像我們這樣的平凡人很難仿效他們，但從這些事例中可以看出思考有多麼重要。我們透過他們可以學到，靜靜思考的時間是必不可少的，如果一天中沒有思考的時間，一定要把它加入到自己的日程表中。記住，「思考的能力」是花錢也買不到的。
但是，他們都是國際大公司的執行長，平凡的底層小員工仿效他們的方式有用嗎？當然，燕雀是追趕不上鴻鵠的，因為有一定的先天制約。但是，正因為他們使用這些方法獲得了成功，我們才更應該仿效，工作方式沒必要非要區分是執行長、中層管理者還是底層員工，能不能在實際中運用才是最重要的。
我在職場生活中最花心思的也是這個部分。常規性的工作在哪個部門都有，但是，「有沒有什麼可以做得更好的？」「怎麼樣才能創造附加價值？」是不變的挑戰。當我晉升為課長、局長乃至更高職位的時候，「我要在這個位置上做些什麼？」「這份工作該怎樣做？」的煩惱總是像債主一樣緊緊跟隨而來。
比如，二○○九年我在企劃財政部財政政策局當局長時期，部門內一部分人認為我們只不過是「預算室第二中隊」，是不受重視的部門。為了扭轉他們的看法，將我們與預算室區別開來、保證自己的獨特性，我曾經非常頭痛。雖然我敦促課長和事務官和我一起想辦法，但最後都沒找到很好的解決辦法。
在此之前，我當企劃預算處課長的時候，也曾經為了應付以發掘新業務為目標的部門研討會，而苦思冥想合適的議題。當時，企劃預算處因為業務特點上的關係，一至三月分是籌備期，在此期間為了選定重點推進事業和新業務，我們會舉行內部研討會，部長和次長都會參加。研討會上，各個課長都要做簡報。這相當於為了五月開始的預算編制季而「鍛鍊體力」。這時候不得不多動腦筋。專注於這一點思考，偶爾也會冒出有用的點子。
雖然有時候靈光一閃就能想到好點子，但還是對相關問題思考得越多，想出好點子的可能性更大。
本文摘自《實用一輩子的工作術：職場前輩不會教你的18個工作技巧》
